Die 5-Why-Methode hilft dir, Probleme und ihre Ursachen zu verstehen. Gerade in einer immer stärker verwobenen Welt, nimmt auch die Vielfältigkeit und Komplexität von Problemkonstellationen zu. Gerade auch im Bereich von großen Projekten oder der Softwareentwicklung stoßen wir auf Fehler, deren Ursachen gefunden werden müssen. Saichi Toyoda, Gründer des Automobilherstellers Toyota, hat vor dem Hintergrund des ihm bekannten Produktionsumfeldes, eine einfache Methode für die „Root-Cause-Analysis“ etabliert. Die 5-Why-Methode geht der Wurzel des Problems auf den Grund, indem aufeinander folgende „Why“, also Warum-Fragen gestellt werden. Auch im Six Sigma Umfeld findet die Methode Anwendung.

5-Why-Methode: so funktioniert die Root-Cause-Analyse

Problem- oder Fehlerbeschreibung

Zunächst muss das Problem so gut und genau wie möglich beschrieben werden. Je mehr Daten vorhanden sind, desto besser. Folgende Fragen können dazu gestellt werden:

• Wie macht sich das Problem oder der Fehler bemerkbar?
• Wie häufig tritt es / er auf?
• Welche exakten Folgen gibt es?
• Wann ist das Problem erstmals aufgetreten?
• Wer hat das Problem entdeckt?

In dieser Phase ist es wichtig, dass die Ursache zunächst nicht diskutiert wird, weil hier nur Spekulationen möglich sind. Es geht also nur um das Problemverständnis.

Finden der Problemursache

Nachdem das Problem nun ausreichend beschrieben wurde, kümmern wir uns um die Ursache. Warum kommt es zu dem Problem? Und hier verfolgst du konsequent die 5-Why-Methode. Grundsätzlich ist die Methode für alle Probleme im geschäftlichen aber auch privaten Bereich anwendbar.

Schauen wir uns ein einfaches Beispiel an:

Problem: Mitarbeiter A zeigt plötzlich eine schlechtere Performance.

• Warum zeigt er eine schlechtere Performance?
  Weil er immer abgelenkt und müde wirkt.
• Warum ist er müde und abgelenkt?
  Weil er seiner Aussage nach in letzter Zeit schlecht schläft.
• Warum schläft er weniger?
  Weil er private Probleme hat.
• Warum hat er private Probleme?
  Weil er in den letzten Wochen zu wenig Zeit für seine Familie hatte.
• Warum hatte er zu wenig Zeit für seine Familie?
  Weil er aufgrund des Ausfalls von Kollegen viele Überstunden leisten musste.

Die 5 Why’s bohren uns also Stück für Stück zur Wurzel des Problems. Es sind nicht immer 5 Why’s notwendig. Manchmal tun es auch 3 und manchmal brauchst du 6. Aber am Ende des Tages ist es einfach: stelle so lange die Frage nach dem Warum bis du die wahre Ursache gefunden hast.

Die Methode ist also sehr einfach. Wichtig ist nur, dass du dich nicht entmutigen lässt. Bohre nach, bis du die Ursache gefunden hast, auch wenn es sich unbequem anfühlt. Setzt du zu früh aus, hast du vielleicht nicht die tatsächliche Wurzel gefunden und entwickelst die falschen Maßnahmen.

Alternativ kann natürlich auch ein Ishikawa-Diagramm genutzt werden, um die Root-Cause zu finden. Das bietet sich an, wenn die Problem- oder Fehlerursache vielfältiger ist. Ist es also offensichtlich, dass es mehrere Ursachen gibt, nutze das Ishikawa-Diagramm. Selbstverständlich ist auch eine Kombination beider Tools möglich. Nutze dazu einfach innerhalb der Ishikawa-Methode die Warum-Fragen.